Personalakte: Vertraulich aber nicht geheim

Personalakte: Vertraulich aber nicht geheim

Fast jeder Beschäftigte in Deutschland hat eine Personalakte. Mal dick, mal dünn, elektronisch verwaltet oder in Papierform abgelegt. Nicht immer ist der Umgang mit dem Inhalt ganz klar. Da hier aber Persönlichkeitsrechte und Datenschutz tangiert werden, sollte jeder ein paar Grundregeln im Umgang mit der Personalakte kennen.

Eine gesetzliche Definition über die Personalakte gibt es nicht.

Weder ihre Form noch ihr Inhalt sind verbindlich festgelegt. Für den zulässigen Inhalt einer solchen Datensammlung und für den zulässigen Umgang damit, gibt es allerdings klare Regeln. Teilweise finden sich diese im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), im Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und in anderen Tarifverträgen.  Eine Vielzahl von arbeitsrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften und auch die Bestimmungen des Arbeitsschutzes verpflichteten den Arbeitgeber, eine Dokumentation zu führen, um die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen nachweisen zu können. Die Personalakte ist hierfür die Grundlage. Gleichzeitig gibt sie Auskunft über die wesentlichen Inhalte und Bestandteile des Arbeitsverhältnisses. Natürlich macht die Digitalisierung auch hiervor nicht halt.

Elektronische Personalakten haben sich in vielen Betrieben bereits etabliert.

Typischerweise gehören zu einer Personalakte die Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Ergebnisse in Auswahlverfahren, Beurteilungen, Beförderungen, Nachweise über Schulungsmaßnahmen, Arbeitsvertrag, Angaben zur Kranken- und zur Rentenversicherung, Krankmeldungen, Lohn- und Gehaltspfändungen und auch Abmahnungen. Diese Aufzählung ist natürlich nicht abschließend. Auch Zertifikate über Weiterbildungen sollten in der Personalakte abgelegt sein. Informationen über die Privatsphäre des Beschäftigten haben dagegen prinzipiell nichts in der Personalakte zu suchen. Voraussetzung für  alle Inhalte ist, dass sie der Wahrheit entsprechen müssen. Unberechtigte, falsche oder entwürdigende Dokumente dürfen nicht aufbewahrt werden. Auch persönliche, politische oder religiöse Interessen des Mitarbeiters haben in der Akte natürlich nichts zu suchen. Die ärztliche Schweigepflicht verbietet außerdem eine Verwahrung von Unterlagen des Betriebsarztes.

Der Datenschutz spielt bei der Personalakte eine herausragende Rolle.

Die verschärften Regeln zum Datenschutz schreiben inzwischen vor, dass Arbeitgeber in Arbeitsverträgen und auch bei Bewerbungsverfahren schriftlich „Hinweise zur Datenverarbeitung“ aufzunehmen haben und sich diese gegenzeichnen lassen müssen. Dort müssen die Einzelheiten zur Speicherung, zur Weitergabe und zur Löschung geregelt sein.

Auf Anforderung der zuständigen Aufsichtsbehörde muss der Arbeitgeber jederzeit nachweisen können, welche Verarbeitungsprozesse und Maßnahmen zur Datensicherheit stattfinden. Die laufende Pflege des Datenbestandes soll durch einen Maßnahmeplan zur Optimierung der Datensicherheit dokumentiert werden. Jeder Verstoß gegen den Datenschutz muss innerhalb von maximal 72 Stunden bei der zuständigen Datenschutzbehörde gemeldet werden.

Der bloße Verstoß gegen die Meldepflicht oder auch Verstöße gegen die sonstigen Erfordernisse des Datenschutzes können ein äußerst schmerzhaftes Bußgeld in Höhe von bis zu 20 Mio. Euro oder 2 Prozent des Konzernumsatzes nach sich ziehen.

Personalakten sind eine streng vertrauliche Sache.

Einsehen dürfen die komplette Akte nur der Mitarbeiter selbst und der Arbeitgeber. Eingeschränkte Rechte zum Einsehen haben dagegen die Lohnbuchhaltung und die Personalabteilung. Die Einsicht in die Akte ist dem Mitarbeiter jederzeit und ohne Anlass zu gestatten, das regelt § 83 BetrVG (Betriebs-Verfassungs-Gesetz). Zudem besteht ein Anspruch darauf, das Einsichtsrecht während der Arbeitszeit durchzuführen. Der Mitarbeiter darf auf eigene Kosten Kopien oder Notizen aus der Akte machen. Daneben ist er auch berechtigt, den Inhalt zu ergänzen, klar oder richtig zu stellen bzw. kann er verlangen, dass unrichtige Angaben aus der Akte entfernt werden. Wird ihm die Einsicht verwehrt, kann er sein Recht notfalls vor Gericht erstreiten.

Häufigster Streitpunkt, bezüglich des Inhalts einer Personalakte, sind darin vermerkte Abmahnungen.

Wenn der Arbeitgeber eine Abmahnung in die Personalakte aufnehmen will, dann muss er den Arbeitnehmer vorher zu dem Vorfall anhören, dies regelt § 82 Absatz 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Ist die vorherige Anhörung unterblieben, kann die sofortige Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangt werden. Als Vorstufe einer möglichen Kündigung bleibt sie dennoch wirksam. Die Schriftliche Fixierung ist für die Gültigkeit und Wirksamkeit einer Abmahnung nicht erforderlich. Lediglich die Beweiskraft dürfte damit deutlich eingeschränkt sein.

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Bildquelle: Counselling – pixabay.com/de/h%C3%A4ngeakten-aktenschrank-ordnung-1920437/