Verstaubt: Aufbewahrungsfristen für Unterlagen

Verstaubt: Aufbewahrungsfristen für Unterlagen

Digitalisierung ist das Schlagwort unserer Zeit.

Alles Zukünftige und Neue wird begrifflich gern darunter eingeordnet. Manchmal auch ohne Überlegung und mit überaus lückenhaftem Sachverstand. Nichtsdestotrotz greift die Entwicklung der totalen Vernetzung Raum. Doch in manchen Bereichen des Lebens kommen diese Entwicklungen so gar nicht an. Beispielsweise müssen heute und in Zukunft noch Belege und Unterlagen in Papierform über viele Jahre aufbewahrt werden, weil nur sie als Nachweis längst vergangener Abläufe anerkannt werden.

Wer sich also rund um den Jahreswechsel damit beschäftigen will, seine Unterlagen zu sortieren und dabei auch kräftig auszumisten, der sollte ein paar Regeln kennen. Für viele Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Für andere Belege kann die Archivierung über einen bestimmten Zeitraum von Vorteil sein.

Wer hier schludert, dem könnte über kurz oder lang gehöriges Ungemach drohen.

So sind existenziell wichtige Unterlagen wie Geburts- und Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen, Schulzeugnisse, Studienunterlagen, Berufsabschlüsse, Arbeitszeugnisse, aktuelle Versicherungspolicen und notarielle Verträge lebenslang aufzubewahren. Mindestens bis zum Empfang der eigenen Rente hingegen sollten Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Rentenversicherungsnachweise, Nachweise über Zeiten der Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit aufbewahrt werden.

Bei Belegen und Unterlagen, die für die Steuererklärung Relevanz besitzen, genügt in der Regel eine Aufbewahrung, bis der jeweilige Steuerbescheid Bestandskraft erlangt. Allerdings kann das Finanzamt auch noch zehn Jahre rückwirkend steuerrelevante Belege fordern, falls der Verdacht auf eine Steuerhinterziehung besteht. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte alle hierfür relevanten Unterlagen auch über diesen Zeitraum vorhalten.

Für Unternehmer und Freiberufler gilt ohnehin eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist für alle Organisationsunterlagen und Buchungsbelege. 

Die Aufbewahrungsfrist beginnt aber erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Buchhaltung abgeschlossen wird. In der Regel also ein Jahr nach Ablauf des jeweiligen Wirtschaftsjahres. Sechs Jahre hingegen müssen die geschäftliche Korrespondenz, Lohnunterlagen, Aufträge, Kreditverträge, Mietverträge, Versicherungspolicen und Geschäftsbriefe aufbewahrt werden.

Bei privaten Einkäufen müssen die Unterlagen solange aufbewahrt werden, wie die Garantiezeit läuft. In der Regel also zwei Jahre. Das gilt auch für Rechnungen, die mögliche Gewährleistungsansprüche aus Handwerkerleistungen eröffnen. Übrigens ist der Kontoauszug als Beweis für einen Kauf oder die bezahlte Leistung des Handwerkers ebenso geeignet.

Man muss also nicht jede Quittung archivieren.

Damit sind nicht nur die am Auszugsdrucker gezogenen Kontobelege gemeint. Auch der selbst erstellte Ausdruck vom elektronischen Pendant wird inzwischen von den Finanzämtern, zumindest bei Privatpersonen, als Beleg anerkannt. Sollte ein Kontoauszug aus der Vergangenheit nicht mehr auffindbar sein, so kann dieser gegen ein Serviceentgelt beim entsprechenden Kreditinstitut angefordert werden. Die Banken unterliegen nämlich auch einer Aufbewahrungspflicht für Unterlagen. Hinsichtlich der Kontoauszüge ihrer Kunden sind das immerhin 6 Jahre.

Auch bei Unternehmen und Freiberuflern erkennt das Finanzamt den Ausdruck elektronischer Kontoauszüge und Rechnungen an. Diese müssen jedoch zusätzlich in elektronischer Form aufbewahrt werden. Der selbständig erstellte Ausdruck allein genügt hier nicht. Alle Kontobewegungen und Daten müssen also gespeichert und auch gegen Verlust gesichert werden. Wer nicht die Möglichkeit zur elektronischen Aufbewahrung hat oder wem dies zu aufwendig erscheint, der kann auch weiterhin seine Kontoauszüge per Post anfordern. Für Privatpersonen gibt es eine solche zusätzliche elektronische Aufbewahrungspflicht nicht.

Bildquelle: myrfa – https://bit.ly/2yWgYrn